ZUGFeRD-Profile erklärt: von MINIMUM bis EXTENDED

ZUGFeRD ist kein einzelnes Format, sondern eine Familie von Profilen. Jedes Profil legt fest, wie viele Datenfelder im eingebetteten XML stecken – von ein paar Kopfdaten bis zu einer vollständigen, EN-16931-konformen Struktur mit Positionen und Zusatzfeldern. Wer eine ZUGFeRD-Datei erhält oder erstellt, sollte wissen, welches Profil dahintersteckt, denn nicht jedes Profil erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht.

Was ein Profil überhaupt festlegt

ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einem PDF mit eingebettetem XML. Das PDF bleibt für Menschen lesbar, das XML liefert die strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung. Der Umfang dieses XML ist nicht einheitlich – je nach Profil enthält es mehr oder weniger Angaben. ZUGFeRD ist dabei baugleich mit dem französischen Standard Factur-X: gleiche Profile, gleiche technische Basis.

Die Profile im Einzelnen

MINIMUM

Das schlankste Profil. Es enthält nur wenige Kopf- und Summendaten, aber keine Rechnungspositionen. Es dient als reine Buchungshilfe für die automatisierte Vorerfassung, ist nicht EN-16931-konform und stellt keine vollständige E-Rechnung dar. Für die E-Rechnungspflicht reicht MINIMUM nicht aus.

BASIC WL (without lines)

BASIC WL erweitert MINIMUM um weitere Kopfdaten, verzichtet aber ebenfalls auf Rechnungspositionen. Auch dieses Profil ist keine vollständige, EN-16931-konforme Rechnung.

BASIC

Ab BASIC sind Rechnungspositionen enthalten. Das Profil deckt den Kern von EN 16931 ab und ist damit deutlich näher an einer vollständigen E-Rechnung als MINIMUM oder BASIC WL.

EN 16931 (früher COMFORT)

Dieses Profil, früher als COMFORT bezeichnet, bildet den vollständigen EN-16931-Kern ab. Ab hier handelt es sich um eine gültige E-Rechnung im Sinne der Pflicht.

EXTENDED

EXTENDED enthält den kompletten EN-16931-Kern plus zusätzliche Felder für komplexere Geschäftsvorfälle, etwa branchenspezifische Angaben. Auch EXTENDED erfüllt die E-Rechnungspflicht.

XRECHNUNG

XRECHNUNG ist ein ZUGFeRD-Profil, das zusätzlich die deutschen XRechnung-Regeln (CIUS) erfüllt. Es richtet sich vor allem an Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, ist aber ebenfalls für die allgemeine E-Rechnungspflicht geeignet.

Übersicht: Profile im Vergleich

Profil	Rechnungspositionen	EN-16931-Kern	Erfüllt die E-Rechnungspflicht? (ja/nein)
MINIMUM	nein	nein	nein
BASIC WL	nein	nein	nein
BASIC	ja	im Kern	ja
EN 16931 (COMFORT)	ja	vollständig	ja
EXTENDED	ja	vollständig plus Zusatzfelder	ja
XRECHNUNG	ja	vollständig plus CIUS-Regeln	ja

Der technische Rahmen: PDF/A-3

Neben dem Profil kommt es auf den Container an. Ein ZUGFeRD-PDF muss ein PDF/A-3 sein, in das die XML-Datei – üblicherweise unter dem Namen factur-x.xml – korrekt eingebettet ist. Fehlt die PDF/A-3-Kennzeichnung, weisen manche Empfängersysteme die Datei zurück, selbst wenn das enthaltene XML inhaltlich in Ordnung wäre.

Was unser Prüfer daraus macht

Der E-Rechnungsprüfer erkennt automatisch, welches Profil in einer Datei steckt, prüft den Inhalt formal gegen EN 16931 und weist zusätzlich aus, ob der Container tatsächlich ein PDF/A-3 ist. Eine Datei im MINIMUM-Profil wird dabei korrekt als „nicht konform" gemeldet, unter anderem weil ihr die Rechnungspositionen fehlen. Das ist keine Fehlfunktion, sondern der erwartete Befund für dieses Profil.

Wer noch unsicher ist, ob im eigenen Fall ZUGFeRD oder XRechnung die passendere Wahl ist, findet Hintergründe im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD. Einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen liefert der Beitrag zur E-Rechnungspflicht. Und wer wissen möchte, welche Fehler bei der Prüfung typischerweise auftauchen, wird im Artikel zu häufigen Prüffehlern fündig.

Die Profilangabe ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Unser Prüfer führt ausschließlich eine formale Prüfung nach EN 16931 und den KoSIT-Vorgaben durch – er stellt fest, ob Struktur und Pflichtfelder eines Profils vorhanden sind, nicht mehr und nicht weniger.