Häufige Fehler in E-Rechnungen — und wie man sie behebt

Wer eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt oder empfängt, stößt bei der formalen Prüfung nach EN 16931 immer wieder auf dieselbe Handvoll Meldungen. Dieser Beitrag erklärt die häufigsten davon im Klartext – was sie bedeuten, warum sie entstehen und wie man sie behebt. Am schnellsten findest du heraus, ob deine Datei betroffen ist, indem du sie in den E-Rechnungsprüfer lädst und dir den Prüfbericht ansiehst.

Format-Prüfung und Steuerrecht sind zwei verschiedene Ebenen

Bevor es an die einzelnen Fehler geht, eine wichtige Einordnung: Ein Verstoß gegen EN 16931 ist ein Verstoß gegen die technische Norm bzw. das Datenformat – er sagt zunächst nichts darüber aus, ob eine Rechnung auch die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig erfüllt. Beide Prüfungen laufen nach unterschiedlichen Regelwerken. Eine formal fehlerfreie Rechnung nach EN 16931 ist deshalb keine Aussage zu ihrer steuerlichen Behandlung, und umgekehrt kann eine Rechnung inhaltlich vollständig sein, obwohl sie an einer Formatregel scheitert. Der E-Rechnungsprüfer bildet ausschließlich die formale Prüfung nach EN 16931 und den KoSIT-Validierungsregeln ab – keine Steuerberatung.

BR-16 – Rechnung ohne Position

Die Regel BR-16 verlangt, dass eine Rechnung mindestens eine Rechnungsposition (BG-25) enthält. Fehlt diese Gruppe vollständig, meldet die Prüfung einen Verstoß, weil ohne mindestens eine Position aus Sicht des Formats nicht nachvollziehbar ist, wofür abgerechnet wird.

In der Praxis tritt der Fehler vor allem bei ZUGFeRD-Rechnungen im Profil MINIMUM oder BASIC WL auf. Diese Profile sind bewusst schlank gehalten und sehen keine Positionsebene vor – sie eignen sich für reine Buchungsbelege, nicht für eine vollständige, positionsbasierte Rechnung. Wird ein solches Profil trotzdem verwendet, entsteht der BR-16-Verstoß.

Behoben wird das Problem, indem entweder mindestens eine Rechnungsposition ergänzt wird oder ein passenderes ZUGFeRD-Profil gewählt wird, das Positionen unterstützt (z. B. BASIC oder COMFORT). Mehr zu den Unterschieden der Profile findest du im Ratgeber ZUGFeRD-Profile.

BR-CO-25 – Zahlungsfrist fehlt

BR-CO-25 greift, wenn der fällige Zahlbetrag positiv ist. In diesem Fall verlangt die Regel, dass entweder ein Fälligkeitsdatum (BT-9) oder eine Zahlungsbedingung als Freitext (BT-20) angegeben ist. Fehlen beide Angaben, weiß der Empfänger formal nicht, bis wann oder unter welchen Bedingungen gezahlt werden soll.

Der Fehler entsteht meist, weil Fakturierungssysteme das Fälligkeitsdatum separat pflegen und beim Export vergessen, es zu übernehmen, oder weil die Zahlungsbedingungen nur im PDF-Layout, nicht aber im strukturierten XML-Teil stehen.

Die Behebung ist unkompliziert: Entweder ein konkretes Fälligkeitsdatum in BT-9 eintragen oder ersatzweise eine Zahlungsbedingung als Text hinterlegen, zum Beispiel „Zahlbar sofort ohne Abzug". Eine der beiden Angaben genügt, um die Regel zu erfüllen.

BR-DE-15 – Leitweg-ID fehlt

BR-DE-15 ist eine deutsche Zusatzregel und prüft das Vorhandensein der Käuferreferenz, im öffentlichen Auftragswesen besser bekannt als Leitweg-ID. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist diese Referenz verpflichtend, weil sie die automatisierte Zustellung an die richtige Stelle innerhalb der Verwaltung erst ermöglicht.

Der Fehler tritt typischerweise auf, wenn eine B2G-Rechnung ohne vorherige Abstimmung mit dem Auftraggeber erstellt wird oder wenn die Leitweg-ID zwar dem Rechnungssteller vorliegt, aber beim Rechnungsexport nicht in das richtige Feld übernommen wurde.

Behoben wird der Fehler, indem die vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID als Käuferreferenz in die Rechnung eingetragen wird. Ist unklar, welche Leitweg-ID gilt, muss sie beim Auftraggeber erfragt werden – sie kann nicht frei erfunden werden.

BR-CO-10, BR-CO-13, BR-CO-14 – Summen- und Rechenfehler

Diese drei Regeln bilden zusammen die rechnerische Konsistenzprüfung einer E-Rechnung. Sie stellen sicher, dass Positions-, Netto-, Steuer- und Gesamtbeträge widerspruchsfrei zueinander passen – etwa dass die Summe aller Rechnungspositionen exakt dem ausgewiesenen Netto-Gesamtbetrag entspricht und die Endsumme aus Netto- und Steuerbetrag korrekt gebildet wird.

Solche Fehler entstehen häufig durch Rundungsdifferenzen, manuelle Nachbearbeitung einzelner Beträge nach der automatischen Berechnung oder fehlerhafte Summenbildung in der exportierenden Software, etwa wenn Rabatte nicht in allen Summenzeilen berücksichtigt werden.

Zur Behebung müssen alle Beträge und Summenzeilen noch einmal nachgerechnet werden: Positionssummen, Netto-Gesamtbetrag, Steuerbeträge je Kategorie und Gesamtbetrag müssen lückenlos zusammenpassen. Der Prüfbericht gibt in der Regel an, welcher Betrag von welchem abweicht.

Fehlende PDF/A-3-Kennzeichnung bei ZUGFeRD

ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einem PDF mit eingebettetem XML. Damit diese Kombination zuverlässig gelesen werden kann, muss das PDF als PDF/A-3 erzeugt sein und das XML korrekt eingebettet enthalten. Fehlt diese Kennzeichnung oder ist die Einbettung technisch fehlerhaft, ist die Datei zwar oft noch als gewöhnliches PDF lesbar, aber nicht mehr als vollwertige ZUGFeRD-Rechnung.

Der Fehler tritt vor allem auf, wenn das PDF nicht über eine spezialisierte ZUGFeRD-Bibliothek, sondern über einen gewöhnlichen PDF-Drucker oder ein Standard-Exportwerkzeug erzeugt wird, das PDF/A-Vorgaben nicht einhält.

Behoben wird das Problem, indem die Rechnung mit einer Software erzeugt wird, die PDF/A-3 korrekt umsetzt und das XML als Anhang gemäß der ZUGFeRD-Spezifikation einbettet. Ohne diese korrekte Einbettung weisen manche Empfänger die Datei zurück, weil ihre Systeme das XML nicht extrahieren können.

Falsche oder leere USt-Kategorie

Zu jeder Position und jeder Steuer-Sammelposition muss eine USt-Kategorie angegeben werden, etwa der Regelsteuersatz (Kategorie S), die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge, Kategorie AE) oder eine Steuerbefreiung (Kategorie E). Zu jeder Kategorie gehören Pflichtangaben, die zusammenpassen müssen: der Steuersatz, die Bemessungsgrundlage und, bei Befreiung oder Reverse-Charge, ein Befreiungsgrund.

Der Fehler entsteht, wenn die Kategorie leer bleibt, der erforderliche Zusatztext fehlt oder Steuersatz und Kategorie nicht zueinander passen – etwa ein Steuersatz von 0 % bei Kategorie S, die eigentlich einen Regelsteuersatz voraussetzt.

Zur Behebung müssen Kategorie, Steuersatz und – falls nötig – der Befreiungsgrund als konsistentes Set geprüft und ergänzt werden. Bei Unsicherheit über die richtige Kategorie im Einzelfall ist das eine steuerliche Einordnungsfrage, keine reine Formatfrage.

Fazit

Die meisten wiederkehrenden Fehlermeldungen in E-Rechnungen lassen sich auf wenige Ursachen zurückführen: fehlende Pflichtfelder wie Fälligkeitsdatum oder Leitweg-ID, inkonsistente Summenbildung, ein zu schlank gewähltes ZUGFeRD-Profil oder eine unsaubere PDF/A-3-Einbettung. Wer den Regelcode kennt, kann die Ursache meist in wenigen Minuten eingrenzen. Wichtig bleibt die Unterscheidung: Eine formal saubere Rechnung nach EN 16931 ist etwas anderes als eine vollständige Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts – beide Prüfungen sagen nicht dasselbe aus.