E-Rechnungspflicht 2025 und 2026: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung geändert: Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) ist damit schrittweise die elektronische Rechnung verpflichtend. Wer schon jetzt weiß, was ab wann gilt, kann Buchhaltung und Rechnungsstellung rechtzeitig umstellen, statt kurz vor einer Frist in Hektik zu verfallen.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung

Der Begriff ist enger gefasst, als viele annehmen. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein per E-Mail verschicktes PDF oder eine gescannte Papierrechnung erfüllen diese Definition nicht mehr – sie gelten künftig als „sonstige Rechnung". Die beiden in Deutschland gebräuchlichen Formate, die die Anforderung erfüllen, sind XRechnung (ein reines XML-Format) und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML). Welches der beiden Formate im eigenen Fall sinnvoller ist, hängt unter anderem von der eingesetzten Software und den Wünschen der Geschäftspartner ab – einen Vergleich gibt es im Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD, Details zu den einzelnen ZUGFeRD-Profilen im Beitrag ZUGFeRD-Profile.

Für wen gilt die Pflicht – und für wen nicht

Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausgenommen, ebenso viele steuerfreie Umsätze. Zwei weitere Ausnahmen sind praktisch relevant: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Empfangen müssen alle – schon jetzt

Diese Empfangspflicht wird oft unterschätzt, weil sie kein aktives Handeln erfordert – bis der erste Geschäftspartner tatsächlich eine E-Rechnung schickt. Weil die Datei strukturiert ist, lässt sie sich nicht einfach wie ein PDF am Bildschirm lesen: Für die Sichtprüfung braucht es ein Tool, das die XML-Daten in eine lesbare Ansicht überführt und formal auswertet. Genau dafür kann der E-Rechnungsprüfer genutzt werden – er prüft eine hochgeladene Datei kostenlos und direkt im Browser auf Konformität mit EN 16931 bzw. den KoSIT-Prüfregeln, ohne dass Daten hochgeladen oder gespeichert werden müssen.

Ausstellung: gestaffelte Übergangsfristen

Anders als beim Empfang gibt es für das Ausstellen von E-Rechnungen mehrjährige Übergangsfristen. Sie sollen Unternehmen Zeit geben, ihre Prozesse und Software anzupassen.

Zeitraum	Was gilt
ab 01.01.2025	Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen; keine Übergangsfrist
bis 31.12.2026	Mit Zustimmung des Empfängers dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen (sonstige Rechnungen) ausgestellt werden
bis 31.12.2027	Diese Erleichterung gilt nur noch für Rechnungssteller mit einem Gesamtumsatz des Vorjahres bis 800.000 Euro
ab 01.01.2028	Die E-Rechnungspflicht gilt ausnahmslos für alle betroffenen B2B-Umsätze

Was das für die Praxis bedeutet

• Wer 2025 oder 2026 noch PDF-Rechnungen verschickt, braucht dafür die Zustimmung des Empfängers – ein formloses Einverständnis reicht in der Regel aus.
• Ab 2027 wird die Umsatzgrenze von 800.000 Euro entscheidend: Kleinere Unternehmen dürfen die Erleichterung noch ein Jahr länger nutzen, größere müssen dann bereits vollständig auf E-Rechnungen umgestellt haben.
• Spätestens ab 2028 fällt die Erleichterung komplett weg – dann gilt die Pflicht ausnahmslos.

Erste Schritte für Unternehmen

Auch wenn die eigene Ausstellungspflicht erst später greift, lohnt sich ein früher Blick auf die eingehende Seite: Wer E-Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern erhält, sollte klären, wie diese geöffnet, geprüft und archiviert werden. Für die formale Prüfung nach EN 16931 und den KoSIT-Regeln – also ob eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei technisch korrekt aufgebaut ist – reicht ein kurzer Check mit dem E-Rechnungsprüfer. Das ersetzt keine steuerliche Beratung, hilft aber dabei, formale Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor sie im Buchhaltungsprozess auffallen.

Wer heute schon weiß, welches Format die eigene Software unterstützt und wie die Übergangsfristen für den eigenen Umsatzbereich verlaufen, kann die Umstellung in Ruhe planen, statt sie im Jahr 2027 oder 2028 unter Zeitdruck nachzuholen.